Obtenir une subvention peut faire avancer un projet. Mais la démarche demande de la rigueur.

Entre les critères de sélection, les exigences administratives et les délais de traitement, plusieurs erreurs peuvent compromettre votre demande ou conduire à un remboursement… parfois des mois plus tard.

Voici 7 erreurs fréquentes à éviter

1. Penser qu’une subvention est un droit

Les aides publiques ne sont pas automatiques. La règle, c’est : pas d’aide publique dans un secteur concurrentiel, sauf dérogation encadrée. En clair, une subvention est une exception à un principe général d’interdiction.
Elles sont encadrées par le droit européen pour éviter toute distorsion de concurrence. Si les conditions ne sont pas respectées, l’aide peut être considérée comme illégale.
Gardez en tête qu’une subvention n’est jamais un droit, mais un levier accessible sous conditions précises.

2. Ne pas identifier si vous relevez (ou non) de la commande publique

Certaines structures privées sont soumises aux règles de la commande publique sans toujours le savoir. Cela peut concerner :

• un chiffre d’affaires principalement financé par des fonds publics,
• un budget composé à plus de 50 % d’aides publiques,
• une tutelle exercée par une structure publique.

Dans ce cas, des obligations de mise en concurrence peuvent s’appliquer à vos achats ou partenariats.
Souvent, votre convention précise ce genre d’exigence et la façon dont elles doivent être mises en œuvre. Même si ce n’est pas le cas, il est recommandé d’adopter une procédure transparente.

3. Présenter des documents administratifs incomplets ou non conformes

Parmi les erreurs fréquentes :

• statuts non signés ou non datés,
• pouvoir du représentant légal absent ou expiré,
• rapport du commissaire aux comptes non cacheté,
• non-conformité fiscale ou sociale (attestations manquantes ou périmées).

Un dossier incomplet peut être rejeté sans être instruit. Vous risquez aussi de perdre un temps précieux qui aurait pu être mis au profit du fond de votre dossier.

4. Ne pas lire l’appel à projets dans son intégralité

Un appel à projets contient toujours des critères précis : conditions d’éligibilité, calendrier, pièces à fournir, obligations de suivi. Lire uniquement le résumé ou les titres peut vous conduire à déposer un dossier non éligible ou à côté de la plaque.
Exemple : vous êtes une SASU et vous répondez à un appel réservé aux PME de plus de 5 salariés.
Conseil : en cas de doute, contactez les services en charge de l’appel. Ils sont là pour répondre.

5. Mal anticiper les aspects financiers

La subvention ne couvre presque jamais 100 % du projet. Les financeurs publics attendent en général que vous mobilisiez d’autres ressources en complément : fonds propres, autres subventions, partenariats privés, prêts…
Il faut donc prévoir un autofinancement ou un cofinancement.
Par ailleurs, le versement de l’aide peut intervenir par tranches, ou après réalisation des dépenses.
Il faut donc prévoir une trésorerie suffisante.
Anticiper ces points en amont, c’est éviter des tensions de trésorerie ou des retards dans le lancement.

6. Négliger la forme du dossier

Un dossier clair, structuré et lisible facilite la lecture et l’évaluation. Prévoyez :

• une table des matières,
• un sommaire budgétaire clair,
• des pièces numérotées et nommées de façon cohérente.

Cela montre que votre structure est organisée, ce qui est un signal positif pour les instructeurs.

7. Ne pas conserver les justificatifs après le versement

Une fois l’aide versée, votre responsabilité continue. Vous devez conserver l’ensemble des justificatifs financiers et non financiers (factures, relevés, feuilles d’émargement, rapports…).
Votre convention d’aide précise :

• les délais de conservation,
• les éventuels contrôles ou audits à venir.

Un oubli peut entraîner une demande de remboursement jusqu’à plusieurs années plus tard.

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